ই-মেইল ও Google Workspace সার্ভিসের নীতিমালা

২. Outgoing Email — ই-মেইল প্রেরণ

Shared Hosting Webmail থেকে Gmail, Google Workspace, Microsoft Outlook/Hotmail/Microsoft 365, Yahoo এবং অন্যান্য Mail Server-এ Email পাঠানো যাবে। তবে Email পাঠানো সম্ভব হওয়া মানেই Recipient-এর Inbox-এ পৌঁছানো নিশ্চিত নয়।

Email Delivery নিম্নলিখিত বিষয়গুলোর ওপর নির্ভর করতে পারে:

• Sending Server ও Domain-এর Reputation
• Recipient Mail Server-এর Spam Filter
• IP বা Domain Block/Restriction
• Rate Limit, Firewall ও Security Policy
• SPF, DKIM, DMARC ও DNS Configuration
• Sender/Recipient Server-এর Technical সমস্যা
• Recipient Email Address-এর বৈধতা ও সক্রিয়তা

৩. Incoming Email — ই-মেইল গ্রহণ

Shared Hosting Webmail-এ Gmail, Google Workspace, Microsoft, Yahoo এবং অন্যান্য Mail Server থেকে Incoming Email গ্রহণ করা যাবে। তবে DNS/MX Configuration, Spam Filtering, Blacklist, Firewall, Mailbox Quota, Sender Server-এর সমস্যা অথবা সংশ্লিষ্ট Security Policy-এর কারণে কোনো Email গ্রহণে বিলম্ব বা ব্যর্থতা হতে পারে।

৪. Gmail, Google Workspace, Microsoft ও অন্যান্য Mail Server-এর Policy

প্রতিটি Third-party Mail Provider-এর নিজস্ব Spam Filter, Security System, Reputation System, Rate Limit ও Blocking Policy রয়েছে। এসব ব্যবস্থার কারণে Email Inbox-এ পৌঁছাতে, Spam/Junk Folder-এ যেতে, বিলম্বিত হতে অথবা প্রত্যাখ্যাত হতে পারে।

কোনো Provider আমাদের Sending IP, Domain অথবা Mail Server-কে Block বা Restrict করলে সংশ্লিষ্ট Provider-এ Email Delivery ব্যাহত হতে পারে।

৫. Shared Hosting Email Sending Limit

Server Security, Stability, Resource Management, Abuse Prevention এবং IP Reputation বজায় রাখার জন্য নির্দিষ্ট Email Sending Limit প্রযোজ্য হবে। Limit অতিক্রম করলে অথবা অস্বাভাবিক Sending Activity শনাক্ত হলে Email Sending সাময়িকভাবে সীমিত, বিলম্বিত বা বন্ধ করা হতে পারে।

SR Host BD প্রয়োজন অনুযায়ী Email Sending Limit পরিবর্তন করার অধিকার সংরক্ষণ করে।

৭. Microsoft 365 / Exchange Service

SR Host BD-এর মাধ্যমে Microsoft 365, Exchange Online অথবা অন্যান্য Microsoft Email Service গ্রহণ করলে Microsoft-এর বর্তমান Terms, Anti-spam Policy, Security Policy, Sending Limit, Rate Limit এবং Account Restriction প্রযোজ্য হবে। Microsoft-এর Security System সন্দেহজনক Activity শনাক্ত করলে Sending সীমিত, বিলম্বিত অথবা Block হতে পারে।

৮. Third-party Email Provider-এর Policy

Google Workspace, Microsoft 365/Exchange, Yahoo অথবা অন্যান্য Third-party Email Service-এর ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট Provider-এর নিজস্ব Sending Limit, Recipient Limit, Spam/Abuse Policy, Security Policy, Rate Limit, Reputation Policy, Account Restriction ও Suspension Policy প্রযোজ্য হতে পারে।

এসব Policy ও Limit SR Host BD কর্তৃক নির্ধারিত নয় এবং সংশ্লিষ্ট Provider যেকোনো সময় তা পরিবর্তন করতে পারে।

৯. IP ও Domain Block/Restriction

কোনো Mail Provider কোনো IP, Domain অথবা Mail Server-কে Block বা Restrict করলে সংশ্লিষ্ট Provider-এ Email Delivery ব্যাহত হতে পারে। Shared Hosting-এর কোনো Customer-এর Spam বা Abuse Activity-এর কারণে Shared IP Reputation ক্ষতিগ্রস্ত হলে অন্যান্য Customer-এর Email Delivery-তেও প্রভাব পড়তে পারে।

সমস্যা শনাক্ত হলে SR Host BD যথাসম্ভব প্রয়োজনীয় Technical ব্যবস্থা গ্রহণ করবে।

১০. IP Blacklist, Spamhaus ও Delisting

Email Server-এর IP কোনো Blacklist/Blocklist Service—যেমন Spamhaus অথবা অনুরূপ Third-party Reputation Service—এ Listed হলে Email Delivery ব্যাহত হতে পারে।

এর কারণ হতে পারে Spam Sending, Compromised Account, Malware, High Spam Complaint, Server Misconfiguration অথবা Abuse Activity।

SR Host BD প্রযোজ্য ক্ষেত্রে Delisting/Removal Request করতে পারে। তবে Delisting-এর চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত ও সময়সীমা সংশ্লিষ্ট Provider-এর Review Process-এর ওপর নির্ভরশীল। নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে Delist/Unblock হওয়ার নিশ্চয়তা প্রদান করা হয় না।

১১. SPF, DKIM, DMARC ও DNS

Email Delivery এবং Domain Reputation উন্নত রাখতে SPF, DKIM, DMARC, MX Record, প্রয়োজনীয় DNS Record এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে Reverse DNS/PTR সঠিকভাবে Configured থাকা গুরুত্বপূর্ণ।

Configuration সঠিক থাকার পরও Recipient Provider-এর Spam Filter, Security System অথবা Reputation Policy-এর কারণে Email Spam/Junk Folder-এ যেতে বা Reject হতে পারে।

১২. Spam ও Bulk Email নিষিদ্ধ

SR Host BD-এর Hosting Webmail অথবা Email Service ব্যবহার করে নিম্নলিখিত কার্যক্রম নিষিদ্ধ:

• Spam এবং অনুমতি ছাড়া Bulk/Mass Email
• Unsolicited Promotional Email
• Phishing বা Fraudulent Email
• Malware/Virus-যুক্ত Email
• Forged Sender Information
• অবৈধ Email Campaign
• অন্যের Account বা Mail Server-এর অপব্যবহার
• IP/Domain Reputation ক্ষতিগ্রস্ত করে এমন Activity

১৩. High Bounce Rate ও Spam Complaint

অস্বাভাবিকভাবে বেশি Bounce, Spam Complaint, Abuse Report, Invalid Recipient অথবা Bulk Sending শনাক্ত হলে SR Host BD সংশ্লিষ্ট Email Service পর্যবেক্ষণ, সীমিত অথবা সাময়িকভাবে Suspend করতে পারে।

১৪. Attachment ও Email Size

প্রতিটি Email-এর Message ও Attachment Size সংশ্লিষ্ট Service-এর নির্ধারিত Limit-এর মধ্যে থাকতে হবে। বড় File পাঠাতে Cloud Storage বা File-sharing Link ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়। Recipient Server-এর Size Limit-এর কারণে Email প্রত্যাখ্যাত হতে পারে।

১৫. Email Service Restriction অথবা Suspension

Spam, Bulk Email, Phishing, Fraud, Malware, High Bounce Rate, Abuse Complaint, অতিরিক্ত Sending অথবা Security Risk শনাক্ত হলে SR Host BD সংশ্লিষ্ট Webmail/Email Service সাময়িকভাবে Restrict বা Suspend করতে পারে। গুরুতর বা পুনরাবৃত্ত Abuse-এর ক্ষেত্রে Hosting Account বা Service-এর বিরুদ্ধেও ব্যবস্থা নেওয়া হতে পারে।

১৬. Customer-এর দায়িত্ব

Customer তার Email Account, Password এবং Account থেকে প্রেরিত Email-এর জন্য দায়ী থাকবেন। Customer-এর Account ব্যবহার করে Spam, Phishing, Fraud, Malware, Bulk Email অথবা অন্য Abuse পরিচালিত হলে তার দায় Customer-এর ওপর বর্তাবে।

Customer-এর Activity-এর কারণে Server IP, Domain অথবা Email Reputation ক্ষতিগ্রস্ত হলে SR Host BD প্রয়োজনীয় Security ব্যবস্থা গ্রহণ করতে পারবে।

১৭. Email Delivery Guarantee

SR Host BD সংশ্লিষ্ট Email Service-এর জন্য প্রয়োজনীয় Service ও Infrastructure প্রদান করে। তবে কোনো Email Service-এর ক্ষেত্রেই ১০০% Email Delivery অথবা Inbox Placement Guarantee প্রদান করা হয় না।

Delivery Sender/Recipient Server, DNS, IP/Domain Reputation, Spam Filter, Rate Limit, Firewall, Security Policy এবং অন্যান্য Technical বিষয়ের ওপর নির্ভর করে।

১৮. Third-party Service সংক্রান্ত শর্ত

Google Workspace, Microsoft 365/Exchange অথবা অন্য কোনো Third-party Email Service SR Host BD-এর মাধ্যমে প্রদান করা হলেও সংশ্লিষ্ট Provider-এর Infrastructure, Security System, Policy ও Technical Restriction তাদের নিয়ন্ত্রণাধীন।

SR Host BD যথাসম্ভব Technical Support দেবে; তবে Third-party Provider-এর সিদ্ধান্ত, Review Process, Blocking অথবা Restriction SR Host BD-এর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণাধীন নয়।

১৯. Service Availability

Email Service সচল রাখার জন্য SR Host BD যথাসম্ভব ব্যবস্থা গ্রহণ করবে। তবে Scheduled/Emergency Maintenance, Network বা Datacenter সমস্যা, DNS সমস্যা, Third-party Provider-এর সমস্যা, Security Incident অথবা অন্যান্য অনিবার্য Technical কারণে সাময়িক Service Interruption হতে পারে।

২০. Professional Email Service Options

Shared Hosting Webmail

Shared Hosting-এর প্রধান কাজ Website পরিচালনা করা। এর Webmail Website Notification, Contact Form, Transactional Notification এবং সাধারণ বা সীমিত Email-এর জন্য একটি Supporting Facility। এটি Dedicated Professional Business Email Service নয়।

Google Workspace

Professional Business Email, Corporate Communication, Team Email এবং Business-critical Communication-এর জন্য Google Workspace Recommended।

VPS / Dedicated Mail Server

Customer নিজস্ব Mail Infrastructure চাইলে VPS অথবা Dedicated Server-এ আলাদা Mail Server Setup করতে পারবেন। Service Scope অনুযায়ী SR Host BD DNS, SPF, DKIM, DMARC, PTR ও প্রয়োজনীয় Configuration-এ সহায়তা করতে পারে।

২১. Policy পরিবর্তন

Server Security, Abuse Prevention, Network Requirement অথবা Third-party Provider-এর Policy পরিবর্তনের কারণে SR Host BD যেকোনো সময় এই Rules, Limits ও Conditions পরিবর্তন বা আপডেট করার অধিকার সংরক্ষণ করে। পরিবর্তিত Policy প্রকাশের পর সেটিই প্রযোজ্য হবে।